Pam fod angen fy ngwybodaeth bersonol?
Mae RCS wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol a gwneud pob ymdrech i sicrhau fod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu mewn ffordd deg ac agored.
Rydym yn “rheolwr data” at ddibenion Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE 2016 (“Deddf Diogelu Data”). Mae hyn yn golygu ein bod yn gyfrifol am brosesu eich gwybodaeth bersonol.
Dim y wybodaeth sydd ei hangen arnom i allu darparu ein gwasanaethau dan gontract a thynnu’r cyllid cefnogi yr ydym yn gofyn amdani. Rydym hefyd yn casglu data personol gan ymgeiswyr am swyddi er mwyn cynnal ein prosesau recriwtio a dethol.
Rydym yn trin ac yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â’r ddeddf diogelu data.
Pan fyddwn yn cofnodi ac yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol:
- byddwn yn ei chyrchu pan fydd gennym reswm da yn unig
- byddwn yn rhannu’r hyn sy’n angenrheidiol ac yn berthnasol yn unig
- ni fyddwn yn ei gwerthu i unrhyw un
Pa wybodaeth bersonol mae RCS yn ei chasglu?
Bydd y wybodaeth yr ydym yn ei chasglu a’i chadw yn dibynnu ar ba un o’n gwasanaethau yr ydych yn ei ddefnyddio.
Byddwn ond yn gofyn am y wybodaeth sy’n berthnasol. Yn dibynnu ar yr hyn yr ydych angen cymorth ag ef, gallai hyn gynnwys:
- eich enw a’ch manylion cyswllt – fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi ynghylch eich achos
- eich manylion cyflogaeth, e.e. (enw eich cyflogwr, swydd, nifer oriau gwaith, manylion cyswllt)
- manylion am eich iechyd ac unrhyw gymorth y gallech fod yn ei dderbyn
- manylion am unrhyw faterion perthnasol eraill – megis eich amgylchiadau ariannol
- gwybodaeth at ddibenion monitro fel eich rhywedd, ethnigrwydd neu gyfeiriadedd rhywiol
Mae rhai cwestiynau yn rhoi’r dewis i chi beidio â datgelu gwybodaeth benodol.
Yn dibynnu ar ba un o’n gwasanaethau yr ydych yn ei ddefnyddio, gallwn hefyd fod angen casglu gwybodaeth benodol fel tystiolaeth o’ch cymhwysedd i gael mynediad at y gefnogaeth.
Os ydych yn ymgeisio am swydd gyda RCS, byddwn yn casglu’r wybodaeth ganlynol:
- manylion personol (enw, cyfeiriad, manylion cyswllt)
- hanes cyflogaeth a hyfforddiant
- manylion cyflogaeth flaenorol (enw cyflogwr, swydd, nifer oriau gwaith, manylion cyswllt)
At ba ddiben y defnyddir fy ngwybodaeth bersonol?
Y prif reswm pam ein bod yn casglu’ch gwybodaeth bersonol yw rhoi cymorth effeithiol i chi.
Gallai hyn gynnwys
- Gwirio p’un a ydych yn gymwys ar gyfer ein gwasanaethau ai pheidio
- Gallu parhau mewn cyswllt gyda chi wrth i chi dderbyn cymorth
- Gwneud cyfeiriadau at randdeiliaid a phartneriaid i ddarparu gwasanaethau i chi
- Cadw manylion ynghylch y gefnogaeth yr ydych yn ei derbyn
Rydym ond yn cyrchu eich gwybodaeth am resymau eraill os yw’n angenrheidiol i ni wneud hynny – er enghraifft:
- at ddibenion hyfforddiant ac ansawdd
- i ymchwilio i gwynion
- i gael adborth gennych am ein gwasanaethau
- i’n helpu i wella’n gwasanaethau
Ydych chi’n rhannu gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill?
Gallem fod angen rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill sy’n ymwneud â’ch cymorth, er enghraifft:
- Eich cyfeirio am therapi iechyd gydag un o’n darparwyr
- Eich helpu i gael mynediad at gefnogaeth arbenigol gyflym neu gyngor gan un o’n sefydliadau partner lle’n berthnasol e.e. cyngor ariannol
- Mae rhai rhaglenni a ariennir gan y llywodraeth yn gofyn i ni rannu data cleientiaid er dibenion archwilio – os yw hynny’n berthnasol i chi, byddwn yn rhoi gwybod i chi fel rhan o’r broses gofrestru.
Rhaid i sefydliadau yr ydym yn rhannu’ch data â nhw gadw a defnyddio’ch gwybodaeth yn unol â’r ddeddf diogelu data. Bydd ganddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ar gyfer y ffordd y maent yn trin eich gwybodaeth ac yn ei chadw’n ddiogel.
Ni fyddwn yn pasio’ch manylion personol ymlaen i unrhyw un arall heb eich cydsyniad pendant ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol. Gall esiamplau o hyn gynnwys unrhyw un sy’n adrodd hunan-niweidio difrifol neu sy’n fygythiad i eraill.
Bydd RCS yn rhannu data ymgeiswyr am swyddi gyda staff mewnol sy’n ymwneud â’r broses recriwtio a chanolwyr allanol fel sy’n briodol.
Gwybodaeth Ystadegol
Rydym yn defnyddio peth gwybodaeth i greu adroddiadau ystadegol ynghylch nifer y bobl yr ydym yn eu helpu ac i ddangos yr effaith mae ein gwasanaeth yn ei chael. Ni fydd yn bosib eich adnabod o’r wybodaeth hon.
Gallem rannu’r wybodaeth ystadegol hon gyda’n cyllidwyr, adrannau’r llywodraeth ac yn gyhoeddus ar ein cyfryngau cymdeithasol ac mewn datganiadau i’r wasg. Defnyddir y wybodaeth hon hefyd i lywio datblygiad ein gwasanaeth yn y dyfodol.
Sut caiff fy ngwybodaeth bersonol ei chadw’n ddiogel?
Mae gan RCS systemau a phrosesau diogel ar waith i sicrhau y cedwir a throsglwyddir data personol yn ddiogel ac mewn cydymffurfiad â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.
Mae ein holl staff yn derbyn hyfforddiant diogelu data i sicrhau yr ymdrinnir â’ch data mewn modd sensitif a diogel.
Am ba mor hir fydd fy nata personol yn cael ei storio?
Cedwir gwybodaeth bersonol am 6 mlynedd neu cyhyd ag y mae ein cyrff ariannu yn ei gwneud yn ofynnol i ni ei chadw, pa un bynnag yw’r hiraf. Wedi hynny, bydd eich data yn cael ei ddinistrio’n ddiogel.
Cedwir gwybodaeth ymgeiswyr am swyddi am 6 mis yn dilyn dyddiad cau’r hysbyseb. Wedi hynny bydd cofnod o ymgeiswyr yn cael ei gadw a bydd yr holl ddata personol arall yn cael ei ddileu’n ddiogel.
Beth yw fy hawliau?
Gallwch gysylltu â ni unrhyw bryd a gofyn i ni:
- pa wybodaeth yr ydym wedi’i chadw amdanoch chi
- newid neu ddiweddaru eich manylion
- ddileu eich manylion o’n cofnodion
Os hoffech wneud cais o’r fath, rhowch wybod i ni’n ysgrifenedig a hynny at sylw Pennaeth Gweithrediadau RCS i’r cyfeiriad isod a chaniatáu 30 diwrnod i dderbyn ymateb.
Os oes gennych bryder ynghylch y data personol a gasglwyd neu’r ffordd y cafodd ei gasglu, gallwch godi hyn gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Eu gwefan yw https://www.ico.org.uk.
Sut i gysylltu â RCS
Gallwch gysylltu â RCS ar 01745 336442 neu drwy ein tudalen Cysylltu.
Ein horiau agor yw:
Dydd Llun i ddydd Iau 9:30am i 4:30pm
Dydd Gwener 9:30am i 4:00pm
Cwmni Buddiant Cymunedol Rhyl City Strategy, The Hub, 69-71 Ffordd Wellington, Rhyl, Sir Ddinbych LL18 1BE.
Rhif cofrestru’r cwmni 6560162.